Over hoogsensitiviteit en creatief ondernemen en hoe die dingen samen gaan (en soms ook niet) – deel 5: werkdruk, deadlines en kritische opdrachtgevers.

Zo, lang niet gezien! Of eigenlijk valt dat wel mee, maar sinds de vorige keer dat ik over hoogsensitiviteit schreef zijn er alweer heel wat maanden verstreken. Maar ik ben net in een nieuw boek over hoogsensitiviteit begonnen, dus ik zit weer vol inspiratie!

Toen ik ooit in een oproepje vroeg waarover jullie zouden willen lezen, kwamen er een aantal vragen naar voren over hoe ik omga met werkdruk en (soms negatieve) feedback van opdrachtgevers. Dus dat lijken me twee prachtige thema’s voor vandaag :-)

Presteren onder druk en deadlines

Inmiddels is ninamaakt mijn fulltime baan, en jep, dat brengt verantwoordelijkheden met zich mee. Om er maar een paar te noemen: webshopbestellingen verwerken, met (potentiële) opdrachtgevers mailen, offertes maken, schetsen/ontwerpen op maat maken en naar klanten sturen, btw-aangifte doen, dat soort dingen. En die dingen moeten allemaal binnen een bepaald tijdsframe gebeuren. Oftewel: er zijn deadlines die moeten worden gehaald.

Nu kunnen deadlines volgens mij voor iedereen wel eens lastig zijn, hoe sensitief je ook bent. Maar voor zover je die twee aan elkaar zou kunnen koppelen: tijdsdruk levert vaak stress op, en stress is een grote extra prikkel. Voor je het weet zit je dan aan je max en ben je overprikkeld. Je werk vraagt om focus en creativiteit en inspiratie, maar dat is precies wat je hoofd en lijf op zo’n moment niet te bieden hebben, want die roepen juist om rust.

En ja, been there, done that. Zo gaan die dingen soms en dat is stom. Tot zover het slechte nieuws. Het goede nieuws is dat er allerlei manieren zijn om zo’n situatie vermijden. Voor mij is het toverwoord plannen. En eigenlijk vooral: ruim plannen en marges inbouwen.

Wat mij enorm helpt is om een opdracht op te delen in een kleinere stukjes en voor elk stukje een aparte deadline te stellen (yes, nog meer deadlines dus, dat wel. Maar mini-deadlines!). Moet het op maat gemaakte drukwerk over drie maanden in handen van de opdrachtgever zijn? Dan zet ik over één maand een deadline voor de eerste schets of ruwe opzet. Over twee maanden ontvangt de klant de eerste versie, over tweeënhalve maand gaat het ontwerp naar de drukker voor een proefdruk, en over drie maanden heeft de klant het definitieve product in huis.

Die tussendeadlines zijn niet alleen romantische plannetjes in mijn hoofd, maar ik stuur die data ook naar de klant. (Dat vinden klanten trouwens ook fijn, dan weten ze precies waar ze aan toe zijn). En o ja, er zit een verschil tussen de data die ik in mijn agenda schrijf en die ik naar de klant stuur. In ieder geval een paar dagen. Dat is mijn eigen stiekeme marge. Als alles volgens plan verloopt is de klant extra blij omdat die eerste opzet eerder binnen is dan verwacht, en mocht ik onverhoopt toch wat vertraging oplopen, dan heb ik een paar reservedagen om er zonder extra stress aan te werken.

En het laatste onderdeel van mijn tactiek: ik plan mijn agenda niet helemaal vol met opdrachten. Dat zou sowieso een slecht idee zijn, want wanneer moet ik dan mijn administratie doen, koffie drinken, inspiratie opdoen, opladen, social mediaposts maken, bijkletsen met vriendinnen, nieuwe kaarten ontwikkelen, mails beantwoorden en tot rust komen? Maar ook omdat het nu eenmaal best lastig is om in te schatten hoeveel tijd een opdracht precies kost. Al die witruimte in mijn agenda geeft me mooi de gelegenheid om een beetje met taken te schuiven, mocht dat nodig zijn.

Behalve dat deze tips en trucs in de praktijk heel handig zijn voor als ik echt in tijdnood kom, zorgen ze er vooral voor dat ik niet zo snel in de stress raak. Ik weet waar ik aan toe ben, heb overzicht en ik kan redelijk zorgeloos werken, omdat er geen boze opdrachtgevers om het hoekje staan te wachten. Dat geeft rust :-)

En soms, heel soms, dan gaat het toch mis. Dan loopt er toch iets gigantisch uit, ben ik een week ziek, of heb ik een inschattingsfout gemaakt. Die dingen gebeuren, hoe groot of klein je bedrijf ook is, en of je nu hoogsensitief bent of niet. Dat zijn vervelende situaties, maar ik heb ook gemerkt dat de wereld dan niet vergaat. Wees transparant naar je opdrachtgever, bied je excuses aan (dat kan heus kort en krachtig, een verontschuldigingsmail van drie kantjes raad ik niet aan) en mijn ervaring is dat de meeste mensen dan begripvol zijn. Als jouw vertraging voor de klant praktische problemen oplevert, denk dan mee over een oplossing en wees niet te zuinig. En dan komt het wel goed :-)

En dan nu een funfact: een beetje tijdsdruk vind ik eigenlijk best fijn. Zonder deadlines word ik vaak iets te optimistisch en vind ik het lastig om productief te zijn. Dus ook al zegt een klant dat een opdracht geen enkele haast heeft, dan nog spreek ik een planning af, met tussendeadlines en al. Dan weet ik zeker dat ik in actie kom :-) En dat geldt trouwens ook voor spoedklussen. Ik snap het zelf niet zo goed, maar ik heb daar verrassend weinig moeite mee. Het enige wat ik dan belangrijk vind, is dat het qua planning haalbaar moet zijn (hoe krap ook) en dat het inhoudelijk een opdracht is waar ik me zelfverzekerd in voel. Dan vind ik het voor de afwisseling best fijn om een weekje mijn turbomodus aan te zetten en alles op alles te zetten om een klant blij te maken. :-)

Zo, dat daarover. Tijd voor het volgende onderwerp:

Kritische opdrachtgevers

Op Instagram vroeg iemand hoe ik omga met feedback en eventuele kritiek van opdrachtgevers, en of dat me onzeker of overstuur kan maken.

Op die laatste vraag is het antwoord zeker ja. Ik weet inmiddels heus wel dat mensen niet altijd heel subtiel en genuanceerd zijn, maar nog steeds kan kritische feedback hard aankomen, juist omdat mijn werk zo dicht bij mezelf ligt. Dus jep, vooral als een opdrachtgever heel direct is in haar of zijn bewoordingen, voel ik me best wel eens uit het veld geslagen. Ik kan op zo’n moment allerlei rationele argumenten bedenken, maar dat is nu juist het punt bij hoogsensitiviteit: het blijft dan lastig om het los te laten en het niet persoonlijk op te vatten.

Dus ook hierbij geldt dat ik dit soort situaties liever vooraf probeer te vermijden. Hoe? Nou, zo:

1. Ik kies mijn opdrachtgevers zorgvuldig uit. Ha. Dat klinkt een beetje verwaand hè? Zo bedoel ik het nu ook weer niet. Maar als ik een mailtje krijg met een aanvraag, ben ik best gevoelig voor de toon van diegene. Als ik bij het eerste mailtje al het gevoel heb dat ik totaal niet met diegene op één lijn zit, kan dat ervoor zorgen dat ik de opdracht niet aanneem. Natuurlijk hangt dit van allerlei factoren af, maar als die klik er nu niet is, dan is de kans groot dat die klik er ook niet zal zijn in het creatieve proces en het ontwerp. Dus nee, dat eerste mailtje is niet allesbepalend, maar het zorgt er wel voor met welke verwachtingen ik de rest van het proces in ga.

2. Verwachtingsmanagement is sowieso wel een puntje. Ik probeer zo helder mogelijk te communiceren over wat een klant van mij kan verwachten. Qua tijdsplanning, qua werkwijze, tarieven, et cetera. En het tegenovergestelde geldt ook: ik probeer helemaal duidelijk te hebben wat de opdrachtgever precies van mij verwacht. Hoe eerder hoe beter, want dat kan zomaar een hoop gedoe later in het proces voorkomen.

3. Het kwam net ook al uitgebreid aan bod, maar ik stuur dus tussenversies van het ontwerp naar de klant. Gewoon om zeker te weten dat het ontwerp de goede kant opgaat, en zo niet, dan kan de opdrachtgever nog wat bijsturen. En ik vraag daarbij altijd nadrukkelijk of de ander eerlijk wil zijn. Want hoe blij ik ook kan zijn met mijn creatieve uitspattingen, uiteindelijk wil ik dat de klant tevreden is. Dus liever in die eerste fase een aantal kleine aanpassingen of ophelderingen, dan vlak voor de eindstreep allerlei frustraties van beide kanten.

4. En dit klinkt misschien als een hele suffe strategie, maar ik probeer zelf altijd op een enthousiaste en vriendelijke toon te communiceren. Wel zorgvuldig en netjes, dat wel, maar het past niet bij mij om superzakelijke mails te sturen, en volgens mij vraagt mijn werk dat ook niet van me. Het biedt natuurlijk geen garanties, maar als de sfeer in ons contact goed is, hoop ik dat de opdrachtgever daardoor met eenzelfde positieve insteek terugmailt. :-)

Ach, er zal altijd wel wat te leren blijven, maar inmiddels zit ik gelukkig niet meer zo heel vaak in de stress over mails van opdrachtgevers. En op de momenten dat ik wat minder sterk in mijn schoenen sta, probeer ik in ieder geval de persoonlijke schade te beperken: niet ’s avonds mijn mail checken (i.v.m. slapeloze nachten) en als er de volgende ochtend dan toch een kritisch mailtje in mijn mailbox zit, de boel eerst even laten bezinken voor ik terugmail.

Zo, dat was alweer heel wat gespreksstof. Het tellertje zegt dat ik op 1500 woorden zit, dus dat lijkt me even voldoende voor vandaag. Dus ben je helemaal tot hier gekomen, dankjewel! En waar ik dus stiekem heel benieuwd naar ben: welke dingen zijn voor jullie herkenbaar, en welke dingen juist niet? Laat vooral hieronder even een reactie achter. En nee, je hoeft heus niet per se eigen baas te zijn om te reageren. Volgens mij heeft zo’n beetje iedereen wel eens te maken met deadlines, en die kritische opdrachtgever is volgens mij prima in te wisselen voor een kritische leidinggevende. Ik ben reuzenieuwsgierig naar jullie ervaringen op dat gebied. En deel gerust ook je eigen wijze levenslessen en tips!

En o ja, zullen we afspreken dat deze serie over hoogsensitiviteit en ondernemen een open einde heeft? We hebben nu vijf afleveringen gehad, en wie weet komt er nog eens eentje. Misschien ook niet, ik beloof nog even niks. Maar mocht je suggesties hebben voor onderwerpen, laat het me dan vooral weten, dan zet ik ze op mijn lijstje :-)

PS Wil je de vorige blogposts uit de serie nog eens lezen? Kijk, dit waren ze:
Deel 1: De voordelen van hoogsensitiviteit
Deel 2: Prikkels
Deel 3: Moodswings en je grenzen aangeven
Deel 4: Commercieel zijn en netwerken